مصفوفة المطابقة: ربط كل شرط بجواب وبإثبات

قد يكون عرضك جيدًا ويُستبعد مع ذلك، لأن شرطًا واحدًا من الملف سقط من حسابك. مصفوفة المطابقة وُضعت لتفادي هذا الخطأ. إنها جدول عمل: كل شرط من شروط طلب العروض يأخذ فيه سطرًا، مع المكان الذي ورد فيه، والجواب الذي تقدمه، والوثيقة التي تثبته، والظرف الذي يجب أن توضع فيه هذه الوثيقة.

لا يفرض أي نص هذا الجدول. إنه منهجية. لكنه يطابق الطريقة التي ينظم بها المرسوم رقم 2.22.431 تقديم العروض، ويجعل المراجعة الأخيرة أسرع بكثير. هذا المقال جزء من دليل الاستجابة لطلبات العروض في المغرب.

باختصار: مصفوفة المطابقة تعيد كتابة كل شرط من شروط ملف الاستشارة، وتذكر مصدره (الوثيقة، الصفحة، المادة)، ثم تحدد الجواب المقرر، والوثيقة التي تثبته، والظرف الذي يستقبلها، والشخص الذي يعدّها. تُملأ أثناء قراءة ملف الاستشارة، ثم تُراجع سطرًا سطرًا قبل الإيداع.

المصفوفة في جدول واحد

هذه هي الأعمدة التي ينبغي أن تُعدّها، مع مثال مفترض: صفقة تنظيف مبانٍ إدارية أطلقتها جماعة، بضمان مؤقت قدره 3 000 درهم.

مواد نظام الاستشارة ودفتر الشروط الخاصة المذكورة في هذا المثال مفترضة. في ملفك، يحيل كل سطر على الصفحة الدقيقة من وثيقة الاستشارة.

ما يفرضه المرسوم، وما تضيفه المصفوفة

الالتزام الرسمي. يحدد المرسوم رقم 2.22.431 الصادر في 8 مارس 2023 الإطار، كما نُشر في الترجمة الرسمية الفرنسية للجريدة الرسمية عدد 7184 بتاريخ 6 أبريل 2023:

• يحدد نظام الاستشارة على الخصوص قائمة الوثائق التي يجب على المتنافسين تقديمها كما حددتها المادة 28، ومعايير قبول المتنافسين وإسناد الصفقة (المادة 21)؛
• يتضمن ملف طلب العروض على الخصوص الإعلان، ودفتر الشروط الخاصة، ونماذج عقد الالتزام والجداول والتصريح بالشرف والتصريح بمخطط التحمل، ونظام الاستشارة (المادة 22)؛
• يتضمن ملف المتنافس دفتر الشروط الخاصة ونظام الاستشارة مؤشرًا عليهما وموقعين، ووثائق الملفين الإداري والتقني، وعرضًا ماليًا، وعرضًا تقنيًا إذا اشترطه نظام الاستشارة (المادة 30)؛
• يوضع ملف المتنافس في ظرف مغلق يحتوي على ظرفين منفصلين، أو على ثلاثة أظرفة إذا كان العرض التقني مطلوبًا، ولكل منها عبارة محددة (المادة 32).

المنهجية التي توصي بها أوكترا. يقول المرسوم ماذا تقدم. ولا يقول كيف تتأكد أنك لم تنس شيئًا. هنا يأتي دور المصفوفة: تحول أربع وثائق (الإعلان، نظام الاستشارة، دفتر الشروط الخاصة، النماذج) إلى قائمة واحدة قابلة للمراجعة، مرتبة حسب ترتيب الأظرفة.

لماذا تستحق هذا الوقت

جزء من العروض لا يصل إلى نهاية الفحص. حسب قاعدة بيانات أوكترا، المحصورة في 14 أكتوبر 2026: من بين 66 079 طلب عروض يذكر مستخرج محضرها المتنافسين (نتائج مؤرخة من 1 شتنبر 2023 إلى 13 أكتوبر 2026)، يضم 40,9 % منها متنافسًا واحدًا على الأقل أبعدته اللجنة. ومن بين 593 895 عرضًا يبيّن المستخرج مآلها، أُبعد 14,8 %. المقاولة التي تتقدم لعدة حصص يُحتسب لها عرض عن كل حصة.

لا تعود كل هذه الإبعادات إلى سهو. بعضها مرتبط بقدرات المقاولة أو بجودة عرضها التقني. لكن الوثيقة الناقصة أو الموضوعة في ظرف غير مناسب من الأسباب التي يمكن تجنبها بقائمة بسيطة.

الخطوة 1: استخرج كل الشروط

افتح الوثائق بهذا الترتيب: الإعلان، ثم نظام الاستشارة، ثم دفتر الشروط الخاصة، ثم النماذج المرفقة. طريقة القراءة مفصلة في مقالنا عن قراءة الإعلان ونظام الاستشارة ودفتر الشروط الخاصة.

ابحث بالخصوص عن:

• قائمة وثائق الملف الإداري والملف التقني؛
• معايير القبول، وترجيحها إن وُجد؛
• المحتوى المطلوب للعرض التقني، عندما يكون مطلوبًا؛
• النماذج الواجب ملؤها للعرض المالي؛
• النشرات أو الدلائل أو الوثائق التقنية الأخرى، التي تودع في ظرف مستقل عندما تُطلب (المادة 32)، والعينات إن وُجدت؛
• التوضيحات التي ينشرها المشتري بعد إطلاق الاستشارة.

هذه النقطة الأخيرة كثيرًا ما تُنسى. جواب المشتري على سؤال أحد المتنافسين يُبلَّغ إلى المتنافسين الآخرين الذين سحبوا الملف أو حمّلوه، ويوضع رهن الإشارة في بوابة الصفقات العمومية (المادة 25). وقد يوضح شرطًا: فيستحق سطره في المصفوفة. والأمر نفسه بالنسبة لتعديلات الملف، التي يبلغها المشتري إلى جميع المتنافسين الذين سحبوا الملف أو حمّلوه (المادة 22).

الخطوة 2: شرط واحد في كل سطر، منقول كما هو

انقل نص الشرط دون تلخيص. عبارة « شهادات مرجعية » لا تكفي إذا طلب نظام الاستشارة شهادات « مسلمة من أصحاب المشاريع، تتعلق بخدمات مماثلة ». التفصيل مهم عند المراجعة.

سجّل دائمًا المصدر: الوثيقة والصفحة والمادة. وإذا قال نظام الاستشارة ودفتر الشروط الخاصة شيئين مختلفين، احتفظ بالسطرين واطرح السؤال على المشتري. وانتبه إلى الأجل: لا يُقبل طلب التوضيح إلا إذا وصل إلى صاحب المشروع سبعة أيام على الأقل قبل تاريخ جلسة فتح الأظرفة (المادة 25).

الخطوة 3: اربط كل شرط بجواب وبإثبات

في كل سطر، اكتب ما يجيب عن الشرط، ثم الوثيقة التي تثبته. الشرط الذي لا إثبات له يبقى مجرد وعد.

بعض الأمثلة:

• « برنامج الإنجاز »: برنامج زمني مؤرخ، منسجم مع أجل التنفيذ المحدد في دفتر الشروط الخاصة.
• « الوسائل البشرية »: قائمة المستخدمين المخصصين، مع المؤهلات التي يطلبها نظام الاستشارة.
• « مرجع مماثل »، بالنسبة للخدمات غير الجارية: الشهادة المسلمة من صاحب المشروع، وهي جزء من الملف التقني (المادة 28).

انتبه إلى فخ محدد. يمنع المرسوم وضع الشهادات المسلمة من رجال الفن أو من أصحاب المشاريع أو من أصحاب الصفقات برسم الخدمات التي فوتوها في إطار المناولة داخل العرض التقني: لا يمكن أن ترد فيه كوثائق، ولا أن تُعتمد في تقييمه (المادة 31). عندما تُطلب شهادة مرجعية، مكانها الملف التقني (المادة 28)، وليس العرض التقني أبدًا. أما بنية العرض التقني نفسه فمفصلة في نموذجنا المشروح للمذكرة المنهجية.

الخطوة 4: ضع كل وثيقة في الظرف المناسب

يتبع عمود « الظرف » المادة 32 من المرسوم:

1. الظرف الأول، يحمل عبارة « الملفان الإداري والتقني »: وثائق الملفين، مع دفتر الشروط الخاصة ونظام الاستشارة مؤشرًا عليهما وموقعين ويحملان عبارة « lu et accepté » (قُرئ وقُبل).
2. الظرف الثاني، يحمل عبارة « العرض المالي »: عقد الالتزام، وجدول الأثمان والتفصيل التقديري أو جدول الثمن الإجمالي وتفصيل المبلغ الإجمالي، والكشف المفصل للأثمان عند الاقتضاء (المادة 30).
3. الظرف الثالث، يحمل عبارة « العرض التقني »، فقط عندما يشترطه نظام الاستشارة.

رتّب المصفوفة حسب الأظرفة قبل تكوين الملف. بالنسبة للملف الإداري، قارنها مع قائمة مراجعة الملف الإداري. وبالنسبة للمبالغ، ارجع إلى دليلنا حول الوثائق المالية. وفي الإيداع الإلكتروني، يسري المنطق نفسه على فضاءات الإيداع في البوابة: المراجعة الأخيرة قبل الساعة المحددة تعيد هذه التحققات.

الخطوة 5: حافظ على الجدول حيًا حتى الإيداع

أعط لكل سطر حالة بسيطة: للإعداد، تم الطلب، تم التوصل، تم التوقيع، تم الإيداع. اجتماع من خمس عشرة دقيقة حول المصفوفة، مرتين أو ثلاثًا قبل الأجل، يكفي غالبًا لاكتشاف وثيقة عالقة لدى مورد أو شهادة توشك صلاحيتها على الانتهاء.

قبل إغلاق الملف، اطلب من شخص لم يشارك في إعداد العرض أن يراجع المصفوفة. يجب أن يجد كل وثيقة انطلاقًا من سطرها، دون مساعدة.

الأخطاء المتكررة

• توضيح من المشتري أو تعديل للملف، غائب عن المصفوفة.
• وثيقة صحيحة موضوعة في ظرف غير مناسب.
• دفتر الشروط الخاصة أو نظام الاستشارة غير مؤشر عليه، أو دون عبارة « lu et accepté ».
• شهادة مرجعية وُضعت داخل العرض التقني.
• مبلغ يختلف بين عقد الالتزام والتفصيل التقديري. عند الاختلاف، يُعتمد مبلغ التفصيل التقديري أو جدول الأثمان والتفصيل التقديري أو جدول الثمن الإجمالي لتحديد المبلغ الحقيقي لعقد الالتزام (المادة 30).

الحدود

قيمة المصفوفة من قيمة قراءة الملف. نظام الاستشارة الخاص بكل طلب عروض له الأولوية على هذا النموذج، ويمكن لكل مشترٍ أن يطلب وثائق خاصة بصفقته. تحقق من المواد المذكورة في النص الرسمي قبل أي قرار.

هذا المقال لا يشكل استشارة قانونية.

للمتابعة

• الدليل الكامل: الاستجابة لطلب عروض في المغرب في 9 خطوات.
• كل مراحل الاستجابة في دليل الاستجابة لطلبات العروض في المغرب.

تبدأ المصفوفة بطلب عروض مناسب. لتتوصل كل يوم بطلبات العروض التي تناسب نشاطك، أنشئ رصدك على أوكترا.