قائمة التحقق من الملف الإداري وفق القرار 1689-23

يمنع هذا الفصل خطأين شائعين: إغفال وثيقة مطلوبة عند الإيداع، أو، بالعكس، إثقال الظرف بوثائق إثبات لا تُطلب إلا لاحقاً.

يوضح الدليل الشامل للمشاركة في طلب عروض بالمغرب متى تبدأ هذه المراجعة أثناء إعداد الملف.

تندرج قائمة التحقق هذه ضمن مسارنا لإعداد الجواب على استشارة عمومية.

الأولوية لوثائق الصفقة

قائمة التحقق أدناه أساس للمراجعة. ويمكن أن يحدد نظام الاستشارة الشكل والنماذج والحالات الخاصة والوثائق الإضافية التي تجيزها النصوص. راجعوا دائماً القائمة الخاصة بالصفقة قبل إغلاق الظرف.

الالتزام الرسمي

تقديم الوثائق المطلوبة في الوقت المحدد، وبالشكل المقرر، مع معلومات صحيحة ومحيّنة.

ولفهم القاعدة، ينبغي بعد ذلك معرفة النموذج الرسمي الذي يفرضه النص لكل وثيقة من هذه الوثائق، وهو موضوع القرار 1689-23 ونماذجه الأربعة والخمسين.

منهج OKTRA

تصنيف كل وثيقة في أحد ثلاثة أقسام: «مع العرض»، أو «المتنافس المزمع إسناد الصفقة إليه»، أو «حالة خاصة». وتحديد المسؤول عنها وتاريخ صلاحيتها وإجراء مراجعة نهائية.

الخطوة 1: التحقق أولاً من أهلية المقاولة للمنافسة

تحدد المادة 27 من المرسوم رقم 2-22-431 الشروط العامة. ويجب أن يتوفر المتنافس، على الخصوص، على القدرات القانونية والتقنية والمالية المطلوبة، وأن يكون في وضعية جبائية سليمة، ومنخرطاً في الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي (CNSS) أو في نظام خاص للاحتياط الاجتماعي، وأن يزاول نشاطاً يرتبط بموضوع الصفقة.

وتنص المادة نفسها على حالات الإقصاء. لذا تحققوا من وضعية المقاولة ومن المتطلبات المهنية المحتملة الخاصة بقطاعها، قبل البحث عن الشهادات.

الخطوة 2: الوثائق الواجب مراجعتها مع العرض

تميّز المادة 28 بين الوثائق المقدمة عند تقديم العرض وتلك المطلوبة من المتنافس المزمع إسناد الصفقة إليه. راجعوا في الحافظة الأولى العناصر التالية وفق نظام الاستشارة.

1. صلاحيات الشخص الذي يُلزم المقاولة

يجب أن يكون الموقّع مخولاً لإلزام المتنافس. وتختلف وثيقة الإثبات بحسب الشكل القانوني والحالة: النظام الأساسي، أو الوكالة، أو التفويض، أو أي وثيقة معادلة مطلوبة.

نقاط تحقق عملية:

• اسم الموقّع مطابق في جميع وثائق الملف؛
• الصلاحية تشمل الالتزام المعني فعلاً؛
• الوثائق مقروءة ومتسقة مع معلومات المقاولة؛
• أي تفويض محتمل لا يزال ساري المفعول.

2. التصريح بالشرف

استعملوا النموذج الواجب تطبيقه والمنصوص عليه في القرار رقم 1689-23، ولا سيما النموذج 9-1 الخاص بالصفقات العمومية. لا تعتمدوا نموذجاً وجدتموه في موقع أجنبي.

راجعوا كل خانة: هوية المتنافس، وصفة الموقّع، والعنوان، والمعلومات الجبائية والاجتماعية، والتصريحات المطلوبة، والتاريخ، والتوقيع.

التصريح الصحيح غير الموقّع يترك الملف ناقصاً. وكذلك التصريح الموقّع الذي يتضمن عنواناً قديماً أو معلومة غير متسقة يخلق خطراً يمكن تفاديه.

كيف تملؤون هذه الاستمارة دون خطأ؟ يمكنكم الاطلاع على مثال معبأ للتصريح بالشرف، بما في ذلك حالة التجمع.

3. الضمان المؤقت، عندما يكون مطلوباً

لا يُضاف الضمان المؤقت إلا إذا اشترطته وثائق الصفقة. تحققوا من مبلغه والمستفيد منه وموضوعه ومدته وشكله.

لا تفترضوا أنه إلزامي دائماً أو أنه غير مطلوب دائماً. نظام الاستشارة هو الذي يجيب عن ذلك بالنسبة إلى الصفقة المعنية.

4. وثائق التجمعات أو الحالات الخاصة

قد يتعين على تجمع، أو مقاولة في وضعية تسوية، أو متنافس خاضع لترخيص خاص، تقديم وثائق محددة. خصصوا سطراً مستقلاً لكل حالة، بدلاً من خلط هذه الوثائق بقائمة التحقق المعتادة.

الخطوة 3: وثائق إثبات المتنافس المزمع إسناد الصفقة إليه

بعد التقييم، يطلب المشتري من المتنافس المزمع إسناد الصفقة إليه وثائق الإثبات المنصوص عليها في النصوص ونظام الاستشارة. أعدّوها مسبقاً، حتى إن لم تكن جميعها تُقدّم مع العرض.

1. الشهادة الجبائية

تحققوا من أنها تغطي الوضعية المطلوبة، وأنها سارية المفعول، وأن معلومات المقاولة مطابقة للملف.

2. الشهادة الاجتماعية

راجعوا الانخراط وسلامة الوضعية لدى الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي (CNSS) أو النظام الخاص الواجب تطبيقه. ويجب أن تتطابق التسمية والمعرّف مع باقي الوثائق.

ما مدة صلاحية هذه الشهادات؟ ينبغي استباق مدد صلاحية شهادة CNSS والشهادة الجبائية.

3. وثائق التسجيل أو النشاط

بحسب الوضع القانوني للمقاولة ونظام الاستشارة، قد تُطلب وثائق تثبت التسجيل أو النشاط أو الوضعية القانونية. تحققوا من ارتباط النشاط المقدم بموضوع الصفقة.

4. التراخيص أو الاعتمادات أو الشهادات المطلوبة

تتطلب بعض المهن ترخيصاً أو اعتماداً أو شهادة تأهيل وتصنيف. ويجب أن تغطي الوثيقة المجال والصنف والفترة المطلوبة.

يمكن لشهادة التأهيل والتصنيف، في الحالات المنصوص عليها، أن تحل محل عدة وثائق إثبات تقنية. لكن هذا لا يعني أنها تحل محل الملف الإداري بكامله.

قائمة تحقق عملية قابلة للنسخ

أضيفوا لكل سطر أعمدة داخلية بعنوان «المسؤول»، و«تاريخ الحصول عليها»، و«صالحة إلى غاية»، و«مطابقة»، و«الملف النهائي».

الحافظة أ: مع العرض

• إعادة قراءة نظام الاستشارة واستخراج قائمة الوثائق؛
• مراجعة صلاحيات الموقّع؛
• التصريح بالشرف وفق النموذج الواجب تطبيقه؛
• الضمان المؤقت إذا كان مطلوباً؛
• اتفاقية التجمع ووثائقه، عند الاقتضاء؛
• أي وثيقة خاصة مطلوبة صراحة مع العرض؛
• مراجعة التوقيعات والصيغ؛
• التحقق من اتساق التسمية والمعرّفات والعناوين.

الحافظة ب: المتنافس المزمع إسناد الصفقة إليه

• الشهادة الجبائية جاهزة وسارية المفعول؛
• شهادة CNSS أو النظام الخاص جاهزة وسارية المفعول؛
• وثيقة التسجيل أو النشاط المقررة؛
• الاعتماد أو الترخيص أو الشهادة القطاعية المقررة؛
• الوثائق التقنية والمالية المطلوبة في هذه المرحلة؛
• الأصول أو النسخ بحسب الشكل المطلوب؛
• الاستعداد المسبق لأجل التسليم وتوفّر المسؤول المعني.

الحافظة ج: الحالات الخاصة

• التجمع؛
• المؤسسة الفرعية أو الوكيل؛
• التسوية القضائية؛
• النشاط المنظّم؛
• المقاولة الأجنبية؛
• المناولة المصرّح بها؛
• كل حالة أخرى يحددها نظام الاستشارة.

لا تُنشئ هذه القائمة أي التزام إضافي. إنها تساعد على تحويل متطلبات الصفقة إلى مراجعة داخلية.

كيف تسمّون الملفات وترتبونها؟

استعملوا أسماء قصيرة وثابتة وواضحة، مثلاً:

• `01-pouvoir-signataire.pdf`؛
• `02-declaration-honneur.pdf`؛
• `03-caution-provisoire.pdf`؛
• `11-attestation-fiscale.pdf`؛
• `12-attestation-cnss.pdf`.

تجنبوا أسماء مثل `scan-final-v2-bon.pdf`. فالاسم الثابت يسهل المراجعة ويقلل خطر إيداع نسخة قديمة.

احتفظوا بسجل منفصل لتواريخ الصلاحية. وفي يوم الإيداع، لا تكتفوا باسم الملف: افتحوا الوثيقة وتحققوا من محتواها.

الأخطاء الثمانية الأكثر شيوعاً التي ينبغي تفاديها

1. استعمال تصريح بالشرف خاص ببلد آخر.
2. الخلط بين وثائق العرض ووثائق المتنافس المزمع إسناد الصفقة إليه.
3. إسناد التوقيع إلى شخص لم تُثبت صلاحياته.
4. إغفال انتهاء صلاحية شهادة بين تاريخ الحصول عليها وتاريخ تقديمها.
5. نقل مبلغ ضمان مؤقت من صفقة سابقة.
6. إيداع وثيقة غير مقروءة أو غير مكتملة.
7. ترك تسميات أو معرّفات مختلفة بين الوثائق.
8. اعتبار قائمة التحقق العامة أعلى مرتبة من نظام الاستشارة.

مراجعة في أربع جولات

الجولة الأولى، التوفّر: لكل عنصر مطلوب ملف.

الجولة الثانية، المضمون: الوثيقة تخص المتنافس والصفقة والفترة المعنية.

الجولة الثالثة، الشكل: الصيغة والتوقيع والنسخة أو الأصل مطابقة للمتطلبات.

الجولة الرابعة، الإيداع: وُضع الملف الصحيح في الظرف الإلكتروني الصحيح.

أجروا المراجعة الأخيرة مع شخص لم يُعدّ الملفات. فهو أقدر على ملاحظة النسخ القديمة وأوجه عدم الاتساق.

أسئلة شائعة

هل يتضمن القرار 1689-23 القائمة الكاملة للملف الإداري؟

لا. تنظّم المادتان 27 و28 من المرسوم رقم 2-22-431 الشروط والوثائق. ويوفّر القرار رقم 1689-23، على الخصوص، نماذج رسمية للوثائق.

هل يجب تقديم الشهادة الجبائية وشهادة CNSS مع كل عرض؟

يجب التحقق من وقت تقديمهما في المادة 28 وفي نظام الاستشارة. لا تنقلوا تلقائياً طريقة العمل المتبعة في ملف سابق.

هل الضمان المؤقت إلزامي دائماً؟

لا. تحققوا مما إذا كان مطلوباً، ومن شروطه في وثائق الصفقة.

هل تكفي نسخة ممسوحة ضوئياً؟

يتوقف الشكل على الوثيقة والنص الواجب تطبيقه وتعليمات الإيداع. تحققوا من متطلبات التوقيع الإلكتروني والصيغة قبل حلول الأجل.

هل يمكن تجهيز وثائق إثبات المتنافس المزمع إسناد الصفقة إليه قبل النتيجة؟

نعم. يقلل الاستعداد المسبق خطر تجاوز أجل التسليم، لكنه لا يعني ضرورة إرفاق الوثائق قبل أوانها.

ما ينبغي تذكّره

الملف الإداري الموثوق ليس كومة وثائق، بل قائمة مؤرخة تحدد ما يجب تقديمه، ومتى، وبأي شكل، ومن راجعه.

واصلوا مع أدلة OKTRA

• العرض التقني والمذكرة المنهجية في المغرب: الهيكلة ونموذج مشروح
• الإيداع الإلكتروني: المراجعة النهائية قبل الموعد المحدد

للمتابعة: الاطلاع على مجموع مسارنا للإجابة.

لا يشكل هذا المحتوى استشارة قانونية. يجب التحقق من نظام الاستشارة ودفتر الشروط الخاصة ووضعية المتنافس في كل صفقة.