تنفيذ صفقة عمومية في المغرب: من الأمر بالخدمة إلى التسلم

لا يكفي الفوز بصفقة. فالمقاولة مطالبة الآن بربط كل عمل بدليل تعاقدي: أمر تم التوصل به، وعمل تمت معاينته، وكمية صودق عليها، وتحفظ تمت معالجته، وأداء تتم متابعته.

إذا كنتم لا تزالون في مرحلة الترشيح، فابدأوا بقراءة الدليل الشامل للرد على طلب عروض في المغرب.

هذه الصفحة تفتتح مسارنا الخاص بتنفيذ الصفقة.

ما الوثائق التي ينبغي جمعها قبل الانطلاق؟

أعدوا ملفا للتنفيذ يضم على الأقل:

• الصفقة المصادق عليها وملاحقها؛
• دفتر الشروط الخاصة؛
• دفتر الشروط الإدارية العامة المطبق؛
• العرض التقني والعرض المالي المقبولين؛
• التبليغات وأوامر الخدمة؛
• الجدول الزمني التعاقدي؛
• الضمانات والتأمينات المنصوص عليها؛
• سجلا للمراسلات والمعاينات وبيانات الأشغال المنجزة وكشوف الحساب.

متطلب رسمي

تنفيذ الأعمال وفق الوثائق التعاقدية والتبليغات المستوفية للشروط والقواعد المطبقة على الصفقة.

منهجية OKTRA

إعداد مسار من اثنتي عشرة محطة. والاحتفاظ، لكل محطة، بالتاريخ والمرسِل والمرسَل إليه والإجراء المنتظر والأجل الداخلي ووثيقة الإثبات والحالة.

المحطة 1: تبليغ المصادقة

يثبت التبليغ أن الصفقة صودق عليها، ويُطلق الإجراءات المترتبة على ذلك في الوثائق التعاقدية. سجلوا تاريخ التوصل بدقة، واحتفظوا بالرسالة أو بوصل التوصل.

لا تخلطوا بين إخبار غير رسمي باختيار المقاولة وبين تبليغ تترتب عليه الآثار المنصوص عليها في الصفقة.

تحققوا فورا من الضمانات والتأمينات ووثائق الانطلاق والأشخاص المخولين للتواصل مع المشتري.

المحطة 2: الأمر بالخدمة للشروع في التنفيذ

في صفقات الأشغال الخاضعة لـ CCAG-T، يؤدي الأمر بالخدمة دورا أساسيا. وتنظم المادة 40 الشروع في الأشغال، وتنص، مع مراعاة الحالات الخاصة، على تبليغه داخل أجل أقصاه ثلاثون يوما بعد تبليغ المصادقة.

عند التوصل:

• سجلوا التاريخ والساعة؛
• تحققوا من موضوع الأمر؛
• حددوا الأجل أو المحطة المعنية؛
• قيّموا أثره في الجدول الزمني؛
• قدموا سريعا أي ملاحظة وفق المسطرة المطبقة.

قد تُمهد مكالمة هاتفية للتدخل، لكنها لا تعوض الإثبات التعاقدي المطلوب.

المحطة 3: الانطلاق ومعاينة الحالة الأولية

نظموا اجتماع انطلاق وأعدوا المعاينات الأولية اللازمة: الولوج إلى الموقع، وتوفر الأراضي اللازمة للأشغال، والوثائق المسلمة، وقيود السلامة، والتصاميم، ونقاط التنسيق، وحالة الأماكن.

تتيح المعاينة الجيدة للحالة الأولية تجنب تحميل المقاولة لاحقا مسؤولية وضع سابق للأشغال. التقطوا صورا مؤرخة إذا سمحت الصفقة وقواعد الموقع بذلك، ثم اربطوها بمحضر أو معاينة مشتركة.

المحطة 4: الجدول الزمني للتنفيذ

يجب أن يتضمن الجدول الزمني الآجال التعاقدية وترابط المهام ومصادقات المشتري والتوريدات والهوامش الزمنية المفيدة.

أبرزوا تسلسل المهام الذي يتوقف عليه الموعد النهائي. وإذا غاب تصميم أو تعذر الولوج أو تأخرت مصادقة المشتري، فأبلغوا عن الأثر كتابيا عوض انتظار ظهور التأخير.

يمكن أن يكون الجدول الداخلي أكثر تفصيلا من الجدول التعاقدي، لكنه لا ينبغي أن يغير الالتزامات دون إجراء مستوف للشروط.

المحطة 5: الأوامر والمراسلات والأحداث

أمسكوا سجلا موحدا للأحداث:

• أمر تم التوصل به؛
• طلب توضيح؛
• عائق أو عدم توفر مورد؛
• تغيير مطلوب؛
• توقف أو استئناف؛
• حادث متعلق بالسلامة؛
• اجتماع وقرار؛
• مراسلة تتضمن تحفظا.

اربطوا كل حدث بدليله وتاريخ الرد وأثره في التكلفة أو الأجل. وهذا الانضباط ضروري عند مناقشة المسؤولية عن تأخير.

المحطة 6: بيانات الأشغال المنجزة ومعاينات الكميات

في صفقة الأشغال، تُستخدم بيانات الأشغال المنجزة لمعاينة الأشغال المنفذة والكميات المعتمدة. وتنظم المادة 61 من CCAG-T هذه الوثائق.

أعدوا القياسات مع الوثائق اللازمة. وتحققوا من الوحدات ومراجع الأثمان والمواقع والتوقيعات. ويجب توثيق أي كمية يصعب معاينتها بعد تغطيتها في الوقت المناسب.

لا تتركوا عدة أسابيع من الإنجاز تمر دون مطابقة ما نُفذ في الميدان مع ما يمكن إثباته.

المحطة 7: كشوف الحساب المؤقتة

تحول كشوف الحساب الأعمال التي تمت معاينتها إلى مبالغ. وتتناول المادة 62 من CCAG-T كشوف الحساب المؤقتة.

قبل كل تقديم، طابقوا بين:

• بيانات الأشغال المنجزة المصادق عليها؛
• أثمان جدول الأثمان؛
• الكميات التراكمية؛
• المراجعات المحتملة للأثمان؛
• التسبيقات والاقتطاعات والغرامات المحتملة؛
• المبلغ المؤدى سابقا؛
• الرصيد الواجب أداؤه.

ينبغي أن تتيح ورقة داخلية إعادة احتساب كل مبلغ، دون صيغة مخفية أو تصحيح يدوي غير مفسر.

ما الوثائق التي تطلق الأداء فعلا؟ يجب فهم السلسلة من بيان الأشغال إلى كشف الحساب ثم الأمر بالأداء.

المحطة 8: التغييرات أثناء التنفيذ

يجب وضع كل طلب إضافي، ولو كان معقولا من الناحية التقنية، ضمن إطار الصفقة. وقبل تنفيذ أي تغيير، حددوا الجهة التي تطلبه وشكله وأثره في الثمن والأجل والمسطرة المقررة.

تجنبوا عبارة «سنسوي الأمر لاحقا». فهي تعرض المقاولة لخطر تنفيذ عمل لم يُحدد أساسه التعاقدي أو ثمنه.

إذا فرضت حالة استعجالية تدخلا فوريا، فوثقوا الوقائع والتعليمات المتلقاة والإجراءات المتخذة، ثم اتبعوا خطوات إضفاء الصبغة الرسمية المقررة.

المحطة 9: متابعة الآجال وأسباب التأخير

حدّثوا كل أسبوع تسلسلا زمنيا يميز بين:

• أيام الإنجاز العادي؛
• التأخيرات المنسوبة إلى المقاولة؛
• فترات الانتظار المرتبطة بالمشتري؛
• الأحداث الخارجية الموثقة؛
• قرارات التوقف والاستئناف المبلغة وفق الشروط.

يجب أن يحيل هذا التسلسل الزمني إلى الوثائق. فمن الأصعب الدفاع عن تأكيد متأخر لا تسنده مراسلة أو معاينة أو أمر مرتبط به.

المحطة 10: طلب التسلم المؤقت

عند اكتمال الأعمال، أعدوا التسلم المنصوص عليه في الصفقة. وفي CCAG-T، تتناول المادة 73 التسلم المؤقت.

قبل الزيارة:

• راقبوا الأعمال والاختبارات؛
• اجمعوا التصاميم والأدلة والملفات المطلوبة؛
• صححوا العيوب التي رصدتموها داخليا؛
• أعدوا قائمة الأشغال المكتملة؛
• قدموا الطلب وفق الشكل المحدد.

قد يتضمن التسلم المؤقت تحفظات. سجلوا كل تحفظ والمسؤول عنه وتاريخ تصحيحه والدليل على رفعه.

المحطة 11: فترة الضمان ورفع التحفظات

بعد التسلم المؤقت، تابعوا التزامات الضمان المنصوص عليها. ولا تعتبروا الملف مغلقا ما دامت التحفظات والتدخلات والوثائق المتبقية لم تُعالج.

احتفظوا بفريق محدد وقناة اتصال. فقد يظل التدخل المنجز دون محضر أو بطاقة إغلاق معتبرا غير مثبت.

المحطة 12: التسلم النهائي والإغلاق

تتناول المادة 76 من CCAG-T التسلم النهائي. أعدوا له باعتباره محطة قائمة بذاتها: التحقق من التحفظات والوثائق النهائية والوضعية المالية والضمانات والأرشفة.

يجب أن يتيح ملف الإغلاق العثور على:

• وثائق التسلمين؛
• التحفظات ورفعها؛
• كشف الحساب النهائي المطبق؛
• المبالغ المؤداة والاقتطاعات؛
• الضمانات المحررة أو التي ما زالت سارية؛
• المراسلات التي لم تُحسم.

كيف تنظمون الإثبات يوميا؟

اعتمدوا قاعدة بسيطة: قرار واحد، وتاريخ، ووثيقة. ويمكن أن يضم ملف شهري الأوامر والمراسلات والمحاضر وبيانات الأشغال المنجزة والصور المسموح بها وكشوف الحساب.

بعد كل اجتماع، أرسلوا تقريرا يستند إلى الوقائع: القرار والمسؤول والأجل. واطلبوا التصحيح السريع لأي اختلاف، عوض اكتشاف اختلاف ذكريات المشاركين بعد ستة أشهر.

ستة تنبيهات ينبغي معالجتها دون انتظار

1. أمر شفهي يغير نطاق العمل أو الأجل.
2. غياب إمكانية الولوج أو تصميم أو تأشيرة بما يعطل الجدول الزمني.
3. كمية منفذة ستتعذر معاينتها قريبا.
4. فارق بين الأشغال المنجزة وبيانات الأشغال المنجزة المصادق عليها.
5. تحفظ غير مسجل أو دون مسؤول.
6. أداء منتظر دون ملف كامل لإثبات إنجاز الخدمة.

أسئلة شائعة

هل يبدأ الأجل دائما من تاريخ المصادقة؟

لا. يجب التمييز بين المصادقة والتبليغ والأمر بالخدمة والشروط الخاصة بالصفقة. اقرؤوا دفتر الشروط الخاصة ودفتر CCAG المطبق.

هل يمكن تنفيذ تغيير طُلب شفهيا؟

تحققوا من المسطرة التعاقدية وصلاحية صاحب الطلب. ووثقوا فورا الطلب ومدى استعجاله وآثاره.

لماذا تُعد بيانات الأشغال المنجزة مهمة إلى هذا الحد؟

لأنها تربط الكميات المنفذة بكشوف الحساب. وقد يصبح إثبات كمية لم تُعايَن في الوقت المناسب أمرا صعبا.

هل يُغلق التسلم المؤقت الصفقة؟

لا. فقد تبقى تحفظات وفترة ضمان وكشف حساب وتسلم نهائي ينبغي استكمالها.

ما أفضل أداة للمتابعة؟

الأداة التي تربط كل محطة بتاريخ ومسؤول ودليل. فجدول بسيط يتم تحديثه أفضل من أداة معقدة مهملة.

ما ينبغي تذكره

تُدار عملية التنفيذ بالأدلة بقدر ما تُدار بالأشغال. استعدوا لكل محطة، وأبلغوا عن الفوارق عند ظهورها، واحتفظوا بتسلسل زمني كامل حتى التسلم النهائي.

تابعوا مع أدلة OKTRA

• آجال أداء الصفقات العمومية: أي نص يطبق فعلا؟
• فوائد التأخير: الحساب والاستحقاق التلقائي والمطالبة
• غرامات التأخير: السقف والحساب والاعتراض

للمتابعة، نوثّق كامل المرحلة التي تلي إسناد الصفقة، من الأمر بالخدمة إلى الطعن.

لا يُعد هذا المحتوى استشارة قانونية. يجب التحقق في كل ملف من دفتر الشروط الخاصة ودفتر CCAG المطبق والوثائق الخاصة بالصفقة.